Här hittar du de vanligaste frågor gällande affärssystemsbyte

När är det läge med förändring?

Behovet att byta ut sitt gamla affärssystem uppkommer i många olika situationer. Vanligtvis är det kopplat till tillväxt eller att funktionalitet man behöver inte finns i det befintliga affärssystemet. En indikator på att det är dags att se över sitt system är om det läggs för mycket tid på drift och administrativa uppgifter som enkelt borde gå att automatisera. Det kan göras i princip närsomhelst, men för att bytet ska få rätt sorts uppmärksamhet är det viktigt att man planerar det rätt i kalendertid, så det exempelvis inte krockar med företagets högsäsong, semester eller årsbokslut. Bytet bör infalla så att den nya lösningen är implementerad i god tid innan ni går igång på riktigt. Då är det mycket enklare att organisera utbildning och användandet av den nya lösningen kommer att bli enklare att migrera in i organisationen.

Vad innebär det i praktiken?

Att byta ett affärssystem tar oftast ett par månader, vilket innebär en del arbete för bolaget. Förhoppningen är självklart att man byter till ett affärssystem som förbättrar och effektiviserar verksamheten framåt. Genom att gå igenom och analysera de processer som finns, ökar möjligheten för ett framgångsrikt systembyte. Det är viktigt att organisationen är förberedd på de förändringar som komma skall, men också planering och tydlig kommunikation. Nyttan av ett affärssystemsbyte kommer inte alltid direkt utan successivt när de nya arbetssätten har satt sig. Därför är en noggrann och metodisk övergångsprocess avgörande.

Vilka kostnader är kopplade till ett byte?

Direkta kostnader förenade med ett byte av affärssystem består vanligtvis av licenskostnad, årlig nyttjanderätt, supportavtal och projektkostnad. För molnbaserade lösningar: Månatlig kostnad i tillägg till de ovanstående tillkommer kostnader för implementationen. Projektkostnaden för konsulttimmar beror på hur många timmar leverantören uppskattar. Systemleverantören ger alltid en preliminär kostnadsuppskattning vid offertanbud.

Hur påverkar bytet produktionen i bolaget?

Implementationen av ett nytt affärssystem ska alltid planeras så att verksamheten inte hindras under implementationen av det nya systemet. Detta innebär exempelvis att försäljning och leveranser kan hanteras som vanligt under bytet. Därför är det viktigt att säkerställa en smidig övergångsprocess. Man behöver inte importera all historik in i det nya affärssystemet och företaget kan ofta behålla historik så att det finns sökbart i det gamla systemet.

Hur går man vidare när man bestämt sig för att byta?

Att byta affärssystem brukar oftast föregås av fyra huvudsakliga stadier:

• Definitionsstadiet: Överväg vilka områden som ska inkluderas i projektet och hur den nya lösningen är tänkt att användas. En projektplan skapas i detta steg och den inkluderar kommunikations- och implementationsplan.
• Processstadiet: Skapa bolagsprocesser som ska sättas upp i affärssystemet med hjälp av kundens experter. De definierar exempelvis hur man vill lägga ordrar i det nya systemet, hur prisstrukturen ska se ut, och så vidare.
• Utbildningsstadiet: Användare i affärssystemet lär sig systemet och all funktionalitet.
• Implementeringsstadiet: Gå igenom samtliga processer som den nya lösningen skall stödja, det gamla affärssystemet stängs ner och det nya kör igång.

 Vad är kundens roll i bytet?

Kunden är projektägare och ansvarig för följande delar:

• Definiera målbild och avgränsningar tillsammans med systempartnern
• Den kommersiella aspekten av projektet för bolaget
• Utse en ledare för styrgruppen
• Kommunicera kring projektets och målbilden
• Uppskatta och godkänna resultatet av projektet
• Att ta sig tid- med en närvarande kund blir projektet mycket enklare att genomföra